Отношение к секретарской работе как к монотонному техническому труду давно ушло в прошлое. Сегодня такой специалист хорошо знаком с информационными технологиями и основами психологии. От его профессионализма зависит успех компании, поэтому хорошие секретари ценятся высоко.
Если вы ищете работу на этом поприще, вам понадобится хорошее резюме секретаря. Для этой должности особенно важно составить его грамотно, поскольку работа с документами — неотъемлемая часть секретарского труда. Правильное резюме само по себе говорит о том, что вы — ценный специалист. Мы рады сообщить, что вы попали туда, куда нужно! 👍 На нашем сайте вы найдете готовые шаблоны, и вам не придется ломать голову над структурой резюме — нужно лишь заполнить блоки актуальной информацией. О том, как это сделать, и какие приемы помогут вам выделиться на фоне других соискателей — рассказываем в этой статье.
Начнем с примеров 👇
Образец резюме секретаря с опытом работы
Александра Вавилова
Секретарь-референт
Телефон: +7 333 222 33 44
E-mail: vavilovasecretar@mail.ru
Город: Санкт-Петербург
Дата рождения: 15 августа 1992 года
Секретарь с 10-летним опытом. Спланировала и организовала более 400 деловых поездок руководителя (авиа и ж/д билеты, визы, бронирование отелей, трансфер). Еженедельно организовывала 2 совещания руководства фирмы. Создала и внедрила систему сортировки и хранения документов, которая повысила скорость работы сотрудников в 1,5 раза.
Занятость: полная
Ключевые навыки:
- Делопроизводство
- Организация встреч, собраний, совещаний
- Работа с входящими звонками
- Общение с посетителями
- Разработка должностных инструкций
- Составление расписания руководителя
Уверенное владение программами:
- Пакет программ MS Office
- 1С: Документооборот
- FossLook
Опыт работы:
Сентябрь 2013 — наст. время
Сеть типографий “Пантон”
Секретарь-референт
Должностные обязанности:
- Прием входящих звонков и корреспонденции
- Работа с документами
- Общение с посетителями
- Организация деловых поездок руководителя
- Планирование и организация совещаний
- Выполнение служебных поручений
- Составление должностных инструкций отдела продаж
Август 2012 — Август 2013
ООО “Лайт”
Помощник секретаря
Должностные обязанности:
- Встреча клиентов и посетителей
- Прием телефонных звонков
- Помощь секретарю в подготовке совещаний
- Заполнение и сортировка документов
- Работа с электронной почтой
- Обеспечение своевременного ремонта оргтехники
Образование:
Сентябрь 2009 — Июнь 2012
Экономический колледж Санкт-Петербурга
Специальность: Секретарь
Форма обучения: очная
Дополнительное образование:
Март 2021 — Май 2021
Учебный центр “Развитие”
Курс “1С: Делопроизводство”
Дополнительная информация:
Иностранные языки:
Английский (В2)
Образец резюме секретаря без опыта работы
Ольга Сергиенко
Секретарь
Телефон: +7 000 222 11 22
E-mail: sergienko_work@list.ru
Город: Москва
Дата рождения: 17 февраля 2000 года
Выпускница бизнес-колледжа с красным дипломом. Прошла 3-месячную практику работы секретаря в компании “Вавилон-Кинг”. В ходе практики освоила 3 программы работы с документами и 10-пальцевый метод слепого печатания.
Занятость: полная
Ключевые навыки:
- Работа с документами
- Общение с посетителями
- Работа с электронной почтой
- Организация совещаний
- Прием телефонных звонков
- Знание офисной оргтехники
Уверенное владение программами:
- Пакет программ MS Office
- Trello
- 1С: Бухгалтерия
Производственная практика:
Июнь 2021 — Август 2021
ООО “Мегафония”
Должностные обязанности:
- Прием входящих звонков и писем
- Прием посетителей и общение с ними
- Помощь секретарю в организации совещаний
- Сканирование, копирование документов
- Работа с офисными программами
Образование:
Сентябрь 2019 — Июнь 2022
Столичный Бизнес Колледж, г. Москва
Специальность: Секретарь
Форма обучения: очная
Дополнительная информация:
Иностранные языки:
Английский (В1)
Ставки и зарплаты секретарей
💰 По данным сайта trud.com, средняя зарплата секретаря в России в 2022 году составляет 31 472 руб. При этом портал zarplan.com утверждает, что зарплата, которую чаще других предлагает секретарям, составляет 39 000 руб., а средним называет доход в 47 392 руб.
Такой разброс объясняется не только обычной разницей между регионами и столицей (Москва в среднем предлагает 40-70 тыс. руб). Доход зависит от квалификации сотрудника, рода деятельности компании, специфики обязанностей. В понятие “секретарь” могут входить разные специальности: офис-менеджер, личный помощник, секретарь-референт, администратор, переводчик. Для некоторых требуется серьезная специальная подготовка, пример такой должности — секретарь судебного заседания.
Большой плюс профессии секретаря в том, что работать в ней можно начать без профильного образования. Такие задачи, как подготовка документов и обеспечение жизнедеятельности офиса, вполне можно освоить в процессе. Словом, если вы готовы учиться новому и вас привлекает офисная работа, вы смело можете претендовать на должность секретаря, чем бы вы до этого ни занимались.
Как написать резюме секретаря: ключевые моменты
Команда Resumedone — это специалисты из разных стран, которым хорошо знакомы тонкости составления резюме для разных профессий. Мы собрали ключевые принципы в один список, чтобы вам было удобно с ними познакомиться 👇
- Резюме секретаря — отражение его профессиональных навыков, и то, как оно выглядит, о многом скажет будущему работодателю. Наши настраиваемые шаблоны обеспечат аккуратный вид и правильную логику документа.
- В резюме не должно быть лишней информации: семейное положение, хобби, сведения о работе в других сферах включать не нужно.
- Достижения, которыми вы гордитесь, нужно отразить в блоке Resume summary — о нем мы расскажем чуть позже.
- Важно, чтобы документ занимал не более 2-х страниц. Это максимальный объем, который могут осилить большинство нанимателей.
- Чтобы резюме произвело желаемый эффект, адаптируйте его под вакансию: например, возьмите оттуда ключевые навыки — конечно, если они у вас действительно есть. Это займет несколько лишних минут, зато может значительно сократить время поиска работы.
Предлагаемый нами макет
Мы уже упоминали, что над нашим конструктором резюме потрудилась большая международная команда. Мы знаем, что поиск работы может быть волнительным и не сразу давать желаемый результат — и хотим помочь вам минимизировать этот стресс!
Наши шаблоны призваны решить для вас важнейшую задачу: составить привлекательное и грамотное резюме. У них нейтральный, приятный для глаз дизайн и понятная кадровикам логика. С таким документом вы будете выглядеть наиболее достойно среди кандидатов на должность!
Структура и формат
В HR-сфере есть определенные нормы, которые не всегда знакомы тем, кто ищет работу. Но вам повезло! 👍 Мы расскажем вам, какие форматы заполнения резюме приняты на сегодняшний день, и какой из них подойдет именно вам.
Таких форматов всего три: хронологический, функциональный и смешанный.
- Хронологический формат подходит тем, у кого за плечами уже есть внушительный опыт работы. В этом случае вы размещаете ваши бывшие места работы в обратном порядке: первым в списке будет последнее, следующим — предпоследнее, и т. д.
- Функциональный формат делает акцент на навыках, особых умениях, образовании, производственной практике. Как вы уже догадались, он подойдет новичкам, которым пока нечего вписать в раздел с опытом.
- Смешанный формат объединяет преимущества первых двух. Здесь вы сами решаете, как именно преподносить информацию, поскольку для вас могут быть одинаково важны ваш опыт, учебная подготовка, практика и навыки.
Заголовок и контактная информация
Заголовок включает всего 1 предложение, в котором должна звучать ваша должность. Поскольку направлений секретарской работы очень много, важно конкретизировать запрос. Посмотрим на примерах 👇
Образец хорошего заголовка:
Образец плохого заголовка:
В первом случае работодатель сразу поймет, на какую работу вы претендуете, во втором — устанет от лишних деталей и общих слов уже на этапе заголовка. Кажется, здесь все понятно.
Идем дальше: контактная информация. Главный принцип этого блока — полезность и краткость. Не нужно вписывать несколько номеров телефона, достаточно одного. Помимо него, должна быть указана электронная почта. Домашний адрес в резюме добавлять не нужно.
В этом разделе также есть место для вашей фотографии. Многие задаются вопросом, нужно ли вообще вставлять фото в резюме? Во многих странах это не принято — например, в США и странах западной Европы. Но практика показывает, что работодатели в России и СНГ предпочитают резюме с фотографией. К тому же работа секретаря подразумевает некоторую публичность — этот сотрудник по сути является лицом компании. Так что мы рекомендуем включить фотографию, а чтобы она хорошо вписалась в документ, соблюдайте нехитрые правила 👇
- Фото должно быть цветным.
- Лучший режим съемки — портретный.
- На фото не должно быть других людей.
- Одежда — не вызывающая, лучше в офисном стиле.
- Приветствуется улыбка.
Хороший пример фото для секретарского резюме:
Resume summary, или раздел “О себе”
Этот блок следует сразу за заголовком и контактной информацией. Он состоит из 3-6 предложений, и здесь вы можете кратко сообщить о своих достижениях в деятельности секретаря. Важный принцип заполнения этого блока — меньше слов и больше цифр. Посмотрим, как это выглядит на примерах 👇
Пример хорошего Resume summary:
Пример плохого Resume summary:
Очевидно, что в обоих примерах речь идет об одном и том же сотруднике, вот только информация преподносится по-разному. В первом случае перечислены конкретные достижения, которые впечатлят нанимателя. Во втором много “воды”: общих фраз и ничего не значащих слов. Помните, в резюме главное — конкретика.
Опыт работы: заполняем важнейший раздел резюме
Как уже было сказано, секретарская стезя не всегда требует наличия опыта: начать можно и с малого. Но если у вас уже есть стаж, очень важно правильно отобразить его в резюме.
Безусловно, для каждого руководителя важно, насколько квалифицирован такой близкий к нему сотрудник и какие обязанности он выполнял до этого. Заполнить этот блок несложно: нужно лишь указать бывшие места работы, ваши функции там, а также год трудоустройства и увольнения.
Посмотрим, как это выглядит на примерах 👇
Образец 1 (секретарь на ресепшн):
Октябрь 2013 — Апрель 2022
Группа компаний “Мегаполис”, г. Москва
Секретарь на ресепшн
Должностные обязанности:
- Прием телефонных звонков
- Распределение электронных писем
- Встреча клиентов
- Организация рабочего расписания
- Заполнение и сортировка документов
- Работа с офисной оргтехникой
Ноябрь 2011 — Октябрь 2013
Дизайнерское бюро “Константа”
Офис-менеджер
Должностные обязанности:
- Организация работы офиса
- Обеспечение офиса канцелярскими товарами
- Организация переговоров
- Документооборот
- Контроль работы секретарей и менеджеров
- Деловая переписка с клиентами
Образец 2 (секретарь-переводчик):
Май 2019 — Март 2022
Рекрутинговая компания “Импульс”
Секретарь-переводчик
Должностные обязанности:
- Перевод деловой и коммерческой документации
- Оформление контрактов и тендерных заявок
- Составление коммерческих предложений на русском и английском языках
- Ведение документооборота
- Последовательный перевод речи на деловых встречах и совещаниях
Что делать, если опыта еще нет?
В начале статьи мы приводили пример резюме секретаря без опыта работы. Отсутствие стажа не должно вас останавливать — тем более, что начать работать в этой профессии можно без опыта и профильного образования. Достаточно будет законченного среднего или высшего образования и элементарных компьютерных навыков. “Уверенный пользователь ПК” — фраза, которая вполне впишется в ваше первое резюме.
Другие навыки, которые могут пригодиться новичку: знание любого иностранного языка начиная от среднего уровня, владение офисными программами (подойдут Excel, Word, Power Point), высокая скорость печати. Все это вполне можно освоить самостоятельно, и возможно, у вас уже есть умения, которые обеспечат вам старт в профессии! Главное — проявляйте инициативу и интерес, и ваша первая работа не заставит себя долго ждать.
Образование: рассказываем об академической подготовке
Профильное образование не так критично для секретарей, как для врачей или, к примеру, преподавателей. Освоить азы профессии можно и на курсах, и даже без специальной подготовки — что называется, “в бою”. Но в любом случае, академическую подготовку нужно отразить в резюме. Для этого укажите название учебного заведения, специальность и годы учебы.
Посмотрим, как это может выглядеть в разных случаях 👇
Образец 1 (профильный колледж):
Сентябрь 2016 — Июль 2020
Тульский Бизнес Колледж
Специальность: делопроизводство и архивирование
Образец 2 (непрофильный ВУЗ +профильные курсы):
Образование:
Сентябрь 2012 — Июль 2017
Калининградский государственный технический университет
Специальность: технолог пищевого производства
Дополнительное образование:
Август 2017 — Ноябрь 2017
Учебный центр “Метрополь”
Курс “Секретарь-референт”
Навыки в резюме секретаря
Ключевые навыки для работы секретарем:
- Прием и сортировка входящей корреспонденции
- Обработка телефонных звонков
- Общение с посетителями и клиентами
- Ведение деловой переписки
- Документооборот
- Поддержание порядка в офисе
- Выполнение поручений руководителя
Однако, это еще не все. В современном мире принято разделять навыки на Hard skills (“жесткие навыки”) и Soft skills (“мягкие навыки”). Возможно, вам попадалось слово “скиллы” — теперь вы знаете, откуда оно пошло. Hard skills — те навыки, которым можно обучить любого, они стандартизированы и имеют четкую систему оценки. Soft skills — так называемые “личные качества”. То есть, если вы водите машину или владеете компьютерной программой — это “жесткий” навык, а если умеете проявить участие и эмпатию — “мягкий”.
Посмотрим, как это соотносится с работой секретаря 👇
Hard skills
- Работа с офисной техникой
- Знание делового этикета
- Знание английского языка
- “Слепой” набор текста
- Работа с мини-АТС
- Ведение и учет документации
- Организация деловых встреч
- 1С: Делопроизводство
Soft skills
- Межличностное общение
- Тайм-менеджмент
- Стрессоустойчивость
- Работа в режиме многозадачности
- Умение руководить
- Эмоциональный интеллект
- Когнитивная гибкость
- Обучаемость
Дополнительные разделы
Вас можно поздравить! 👍 Основная часть работы по заполнению резюме сделана. Остались дополнительные разделы: здесь вы можете порадовать вашего будущего руководителя навыками и знаниями, которые сделают вас более ценным сотрудником.
Компьютерные навыки и сертификаты
Чтобы начать работу секретарем в небольшой компании, достаточно знания основных мессенджеров и Microsoft Office. Но чем больше освоенных программ в вашей копилке, тем более желанным кандидатом вы становитесь.
Сегодня секретари работают с такими программами, как:
- Мое дело
- Intasker
- 1С: Бухгалтерия
- 1С: Делопроизводство
- AmoCRM
- Битрикс24
Вам также может пригодиться знание графических редакторов (например, CorelDRAW или Adobe Photoshop) и любых программ для сортировки и архивирования данных. Поскольку поручения руководителя могут быть разными, сложно представить программу, которая будет лишней в этом блоке — так что не стесняйтесь указывать любые компьютерные навыки.
Вождение
Многие секретари выполняют функции личного помощника, а для этого зачастую нужен автомобиль. Наличие водительских прав в любом случае не помешает, поэтому не забудьте указать этот навык в резюме.
Иностранные языки
Знание языков существенно помогает в построении удачной карьеры секретаря. С ним вы можете претендовать на должность секретаря-переводчика, а шансы устроиться на работу в крупную международную компанию многократно возрастают. Не говоря о том, что именно такого помощника руководители выбирают для своих командировок, конференций, переговоров с иностранными партнерами. Добавляя знание языка в резюме, не забудьте указать уровень владения: В1, С2 и т. д.
“Прокачаем” готовое резюме!
Что ж, вот вы и справились с этой важной задачей — составлением вашего резюме. Осталось довести его до совершенства, а для этого сделайте вот что: закройте документ, выпейте чашку чаю, отвлекитесь на ленту любимой соц. сети. Затем возвращайтесь и посмотрите на резюме свежим взглядом! А мы подскажем, на какие моменты сейчас стоит обратить внимание 👇
- Проверьте орфографию: для этого можно воспользоваться одним из сервисов проверки правописания.
- Если ваш трудовой стаж слишком велик, оставьте 3-4 самых важных для вас мест работы.
- Присвойте файлу корректное название. Пусть в нем будет ваша фамилия и должность — так он не потеряется среди других резюме.
- Уберите фразу “ссылки по запросу”. Если у вас есть ссылки на рекомендации от бывших работодателей — просто вставьте их в резюме.
- Убедитесь, что документ выглядит аккуратно, нейтрально, и не перегружен лишними цветными элементами. Впрочем, если вы используете наш онлайн-конструктор, об этом можно не беспокоиться!
О чем нужно помнить
- Резюме — официальный документ, а не биография. В нем должно быть минимум личной информации и максимум — полезной для работодателя.
- Если в вашей рабочей деятельности было продвижение (например, вы начинали с помощника секретаря, а затем доросли до руководителя отдела), это нужно отразить в резюме.
- Секретарь — сотрудник с разносторонними обязанностями. Если у вас есть навыки, не связанные напрямую с должностью, расскажите о них в дополнительных разделах, это может пригодиться.
- Перед собеседованием распечатайте экземпляр резюме на случай, если руководитель или кадровик не смогут быстро его найти.
- Подкрепите ваше намерение получить работу грамотным сопроводительным письмом. О том, что это такое, мы расскажем прямо сейчас 👇
Сопроводительное письмо и зачем оно нужно
Сопроводительное письмо, или Cover letter — это ваше обращение к работодателю. Если вы отправляете резюме по электронной почте, тело письма и есть ваше Cover letter. Если откликаетесь на вакансию на сайте по поиску работы — обычно блок для письма прилагается автоматически.
Сопроводительное письмо должно быть выдержано в приветливом деловом стиле и кратко представлять вас как заинтересованного кандидата. Мы облегчили вам задачу и составили шаблоны для разных специальностей. Пусть они помогут вам найти лучшую работу!
FAQ: часто задаваемые вопросы
Нужно ли указывать в резюме готовность к командировкам?
Ответ: в резюме это указывать необязательно, тем более в этом плане что-то может поменяться. Вопрос возможных командировок можно обсудить на собеседовании.
Вставлять ли ссылки на соц. сети?
Ответ: в резюме секретаря это лишнее, как и любая личная информация, не имеющая отношения к работе.
Может ли мужчина быть секретарем?
Ответ: действительно, мы привыкли, что на этой должности трудятся представительницы женского пола. Однако, секретари-мужчины тоже встречаются, наиболее часто — среди личных помощников руководителей крупного бизнеса.
 |
 |
 |
 |
